Erste Schritte

Als erstes melden Sie sich mit Ihrer GWDG-Kennung an. Wenn Sie keine GWDG-Kennung haben, nutzen Sie das alternative Login und registrieren sich mit Ihrer E-Mail-Adresse.

Beim ersten Login in GRO.publications müssen sie die Datenschutzhinweise und die Nutzungsbedingungen akzeptieren.

Forschungsprofil: Wenn Sie sich zum ersten Mal bei GRO eingeloggt haben, werden Ihnen Profile vorgeschlagen, die zu Ihrem Namen passen. Indem Sie den Vorschlag anklicken, können Sie das Profil ansehen. Handelt es sich um Ihr Profil, können Sie durch das Anklicken der Schaltfläche "Profil claimen" eine Verknüpfung zwischen Ihrem Login und diesem Profil herstellen. Falls keines der vorgeschlagenen Profile zu Ihnen passt bzw. Ihnen erst gar kein Profil vorgeschlagen wird, können Sie selbst ein neues Profil erstellen. Als nächstes können Sie nun Ihr Profil mit weiteren Informationen zu Ihrer Person befüllen, nähere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe unter "Forschungsprofil bearbeiten".

Publikationen: Wenn Sie bei Ihrer Anmeldung bereits ein Forschungsprofil vorgefunden haben, sind dort üblicherweise schon Publikationen vorhanden. Um eine vorhandene Publikation zu bearbeiten, rufen Sie diese in der Vollanzeige auf und klicken oben auf "Publikationsdaten bearbeiten".

Ist Ihre Publikationsliste unvollständig, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die fehlenden Publikationen zu ergänzen:

  • GRO.publications spielt über Datenimporte regelmäßig neue Publikationsdaten ein. Wenn Publikationen dabei sind, die zu Ihrem Forschungsprofil passen könnten, werden sie Ihnen vorgeschlagen. Klicken Sie in Ihrem Forschungsprofil auf "Claim Publications" um sich die aktuellen Vorschläge anzusehen. (vgl. Hilfe, Abschnitt "Claim Publications")
  • Sie können weitere Publikationen ergänzen, wenn Sie in Ihrem Profil auf "Neue Publikation erfassen" klicken. Dort können Sie Publikationen über Identifier einspielen, Publikationslisten importieren, in externen Datenbanken suchen oder die Publikation manuell erfassen. (vgl. Hilfe, Abschnitt "Add Publications")
  • Sollten Sie bereits eine Publikationsliste online pflegen, dann können Sie uns auch gern den Link zusenden und wir werden die Daten für Sie in GRO.publications übernehmen. Senden Sie uns den Link einfach an support-gro.publications@uni-goettingen.de.

Das Team von GRO.publications unterstützt Sie dabei gerne!

GRO.publications bietet ein zeitgemäßes Publikationsdatenmanagement für die Georg-August-Universität Göttingen. Das System ist mit verschiedenen Schnittstellen ausgestattet und bietet die gängigen Exportformate an, sodass die in GRO.publications vorhandenen Daten auch für andere Dienste nachgenutzt werden können. Eine aktive Verknüpfung mit ORCID kann individuell aktiviert werden. Darüber hinaus wird derzeit an einer Verknüpfung mit dem FACTScience-System der Universität Göttingen gearbeitet.

Publikationsdaten, die schon in anderen Systemen sind, werden - wenn möglich - automatisiert importiert. Die Publikationslisten werden in fachspezifischen Zitationsstilen angeboten und können maßgeschneidert in externen Webseiten eingebunden werden. GRO.publications bildet eine Datenbasis, die einer Hochschulbibliographie entspricht. Damit können langfristig Rückschlüsse über das Publikationsverhalten (z. B. wer mit wem, worüber) und über die Publikationsabdeckung (wo, Open-Access-Quote, zugehörige Forschungsdaten) gezogen werden.

Forschungsprofile

GRO.publications steht allen Beschäftigten der Georg-August-Universität Göttingen zur Verfügung. Beim initialen Aufbau von GRO.publications wurden Publikationsdaten von verschiedenen Anbietern und aus anderen Systemen importiert. Im Zuge dieser Importe wurden automatisiert Profile generiert.

Bei der Suche bzw. im Tab "Forschende": Wenn Sie für eine Person mehrere Profile finden, kann das verschiedene Ursachen haben. Zum einen kann es sich dabei um verschiedene Personen mit gleichem Namen handeln. Das lässt sich an abweichenden Informationen im Profil erkennen oder auch anhand der Publikationsliste, die ggf. Einträge aus unterschiedlichen Fachgebieten enthält. Zum anderen kann es sich auch um ein doppeltes Profil handeln. Das Team von GRO.publications führt regelmäßig doppelte Profile zusammen - gerne können Sie uns solche Fälle melden, wenn Sie darauf stoßen.

Beim Lookup (während des Eintragens einer Publikation): Wenn Sie eine Publikation erfassen, sollten Sie bei der Eintragung von Personennamen ein Lookup machen, um eine Verknüpfung zwischen der Publikation und dem Profil der Person herzustellen. Dazu klicken Sie nach dem Eintrag des Namens auf das Feld mit der Lupe neben dem Namensfeld. Dabei öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Profile für den jeweiligen Personennamen aufgeführt sind. Hier werden unter Umständen mehrere Einträge für ein Profil angezeigt - nämlich immer dann, wenn im Profil der Person Namensvarianten eingetragen sind. Dass sich mehrere Einträge auf ein Profil beziehen, können Sie an der rp-Nummer hinter dem Namen erkennen. An dieser Stelle wählen Sie einfach die passendste Namensvariante aus bzw. nehmen die Variante, die sich in der Publikation wiederfindet.

Die Nachnutzung bzw. Einbindung von Profilen anderer Anbieter ist von den technischen Gegebenheiten abhängig. Mit dem ORCID-Record ist ein aktiver Austausch in beide Richtungen möglich, das heißt, Sie können Publikationen von ORCID zu GRO.publications oder auch von GRO.publications zu ORCID synchronisieren.

In Ihrem Forschungsprofil können Sie außerdem Ihre Scopus Author ID (Elsevier) oder Ihre Researcher ID (Web of Science) eintragen. Zusätzlich kann im Profil die FACTScience-ID oder der Identifier aus der Gemeinsamen Normdatei (GND) hinterlegt werden. Mit diesen Diensten ist allerdings (noch) kein automatischer Austausch möglich. Bitte wenden Sie sich an das Team von GRO.publications, wenn wir Daten von diesen Profilen einspielen sollen.

Profile der folgenden Plattformen können nicht importiert werden: Google Scholar, Academia.edu, ResearchGate.org

Sie können in Ihrem Profil mehrere Affiliationen eingeben und jeweils einen Zeitraum angeben. In dem Feld "Main Affiliation" wählen Sie jeweils die aktuelle Affiliation aus.

Der Account kann weiterhin genutzt werden, Sie sollten allerdings in Ihrem Profil den Staff Status und die Affiliation anpassen. Wenn Ihre neue Forschungseinrichtung ebenfalls Systeme für die Erfassung von Publikationen anbietet, können Sie Ihre Publikationen aus GRO.publications über die Exportmöglichkeiten herunterladen und in anderen Systemen nachnutzen - vorausgesetzt dort ist ein Import möglich.

Einige der Forschungsprofile wurden beim initialen Aufbau von GRO.publications angelegt und teilweise um Identifier ergänzt. Wenn sich in Ihrem Profil ein Identifier befindet, der nicht zu Ihnen gehört, entfernen Sie diese Angabe als angemeldete Nutzerin bzw. als angemeldeter Nutzer über die Funktion "Forschungsprofil bearbeiten". Alternativ können Sie sich gerne an das Team von GRO.publications wenden.

In der Hilfe ("Forschungsprofil bearbeiten", Abschnitt Identifier) finden Sie eine Übersicht, welche Identifier in Ihrem Profil auf GRO.publications hinterlegt werden können. Darunter sind einige Identifier, die eindeutig sind und die sich für die Nachnutzung auf anderen Plattformen eignen: GND, ORCID iD, Researcher ID, Scopus Author ID.

Andere Identifier, wie die FACT Person ID (FACTScience-System der Universität Göttingen) oder auch die rp-Nummer Ihres Forschungsprofils (GRO.publications) sind nur innerhalb des jeweiligen Systems gültig.

Publikationen und Zitationsstile

GRO.publications importiert regelmäßig Daten aus anderen Publikationsdatenbanken mit Göttinger Affiliation. Publikationen, die nicht während Ihrer Tätigkeit in Göttingen entstanden sind, gelangen daher nicht automatisiert ins System.

Wenn Publikationen mit Göttinger Affiliation fehlen, kann das folgende Ursachen haben:

  • Ihre Publikation war zum Zeitpunkt des letzten Imports noch nicht in der abgefragten Datenbank erfasst.
  • Der Import beschränkte sich auf einen bestimmten Zeitraum.
  • Ihr Fachgebiet wird durch die fraglichen Datenbanken nicht abgedeckt.

Sie können die fehlenden Publikationen gerne selbst nachtragen (zu den Eingabemöglichkeiten vgl. Hilfe, Abschnitt "Add Publications") oder - wenn Sie eine größere Anzahl von Publikationen vermissen - das Team von GRO.publications kontaktieren. Wir würden prüfen, ob die fehlenden Publikationen in unseren Datenquellen enthalten sind und ggf. einen Import realisieren. Außerdem können Sie uns auch gerne eine bereits vorhandene Publikationsliste zukommen lassen (z. B. PDF, Webseite) oder uns auf weitere (fachspezifische) Datenquellen aufmerksam machen.

Es kann vorkommen, dass eine Publikation einem falschen Profil zugeordnet wurde. In der Regel liegt die Ursache dafür bei einer Namensgleichheit oder einer ähnlichen Namensform. Um diese falsch zugeordneten Publikationen aus Ihrer Liste zu entfernen, rufen Sie die Publikation in der Vollanzeige auf. Dort finden Sie an der rechten Seite eine Schaltfläche mit der Bezeichnung "Unclaim", mit diesem können Sie die Verknüpfung zwischen Ihrem Profil und der Publikation lösen.

Die Claim/Unclaim-Funktion wird in der Hilfe genauer erklärt.

Ja, es ist ausdrücklich erwünscht, dass auch Publikationen eingetragen werden, die außerhalb der Göttinger Beschäftigung entstanden sind.

Der effizienteste Weg, um eine größere Anzahl von Publikationen einzufügen, ist abhängig von der Ausgangslage.

  • Haben Sie bisher bereits ein Literaturverwaltungssystem (z. B. Citavi) genutzt? Wenn ja, können Sie diese Daten exportieren und selbst in GRO.publications einspielen oder alternativ diese an das Redaktionsteam von GRO.publications schicken.
  • Gibt es in Ihrem Fachgebiet eine Datenbank, die viele Ihrer Publikationen erfasst? Bietet diese Datenbank Exportmöglichkeiten oder Schnittstellen an? Je nachdem welche Möglichkeiten die Datenbank zur Verfügung stellt, können Sie die Daten selbst exportieren und in GRO.publications einspielen oder Sie kontaktieren das Redaktionsteam von GRO.publications.
  • Ihre Publikationsdaten sind bisher nicht in einem Literaturverwaltungsprogramm oder einer Datenbank verzeichnet? Sofern die Publikationen über einen DOI oder eine ISBN verfügen, können Sie mit Hilfe dieser Identifier die Publikationsdaten importieren.
  • Publikationsdaten, die bisher nicht erfasst waren und über keine Identifier verfügen, müssen manuell eingegeben werden.

Bisher gibt es noch keinen direkten Datenaustausch zwischen FACTScience und GRO.publications. Diese Verbindung befindet sich jedoch bereits in Planung. Im Zuge dessen werden u. a. die Publikationsdaten aus FACTScience in GRO.publications eingespielt.

Bitte kontaktieren Sie das Redaktionsteam von GRO.publications (support-gro.publications@uni-goettingen.de), wenn Sie bereits vorher Ihre Publikationsdaten aus FACTScience für GRO.publications nachnutzen möchten.

Citavi exportiert RIS-Dateien in der Kodierung "UTF-8 mit BOM". Damit der Import in GRO.publications funktioniert müssen Sie die Datei einmal in einem Editor (z. B. Notepad++) öffnen, die Kodierung auf "UTF-8 ohne BOM" ändern und abspeichern.

Sie können alternativ auch die Daten an das Team von GRO.publications senden und wir spielen die Datei für Sie ein (support-gro.publications@uni-goettingen.de).

BetrifftProblem
Publikationstyp

Aus technischen Gründen kann der Publikationstyp aus der BibTeX grundsätzlich nicht übernommen werden.

ISBN Die ISBN kann leider nicht bei allen Publikationstypen automatisch übernommen werden. Das liegt daran, dass es in GRO.publications zwei ISBN-Felder gibt - ein Feld bezieht sich auf die vorliegende Publikation, das andere auf Werke, die in Bezug zu der erfassten Publikation stehen (z. B. das Buch bei der Erfassung eines Buchbeitrages). Aus technischen Gründen kann die ISBN aus der Import-Datei nur in eines dieser beiden ISBN-Felder eingespielt werden.
KonferenzenIn BibTeX-Dateien können keine Angaben zu einer Konferenz gemacht werden, diese können Sie aber nach dem Import ergänzen.
Darstellungsprobleme

Das Format BibTeX stellt den Inhalt eines Feldes in geschweiften Klammern dar. Beim Export einer BibTeX-Datei aus anderen Systemen (z. B. Zotero) werden innerhalb des Feldes teilweise noch einmal geschweifte Klammern um einige Wörter gesetzt. Beim Import in GRO.publications werden diese zusätzlichen Klammern übernommen. Diese sollten also entweder im Vorfeld aus der BibTeX-Datei entfernt werden (dazu die Datei in einem Editor öffnen, z. B. Notepad++, und die überflüssigen Klammern entfernen)

  • vorher: ... title = {{MOOC} und {OER} - {Warum}, wieso, weshalb, wozu?}, ...
  • nachher: ... title = {MOOC und OER - Warum, wieso, weshalb, wozu?}, ...
oder nach dem Import in GRO.publications korrigiert werden.

Weitere Probleme können bei Umlauten und Sonderzeichen auftreten. Diese werden in der BibTeX-Datei teilweise mit Schrägstrichen oder geschweiften Klammern (z. B. {"a}, {&}) dargestellt und müssen ebenfalls vor oder nach dem Import angepasst werden. Das betrifft auch Latex-Befehle in der BibTeX-Datei (" extunderscore" für einen Unterstrich). Erscheint der Latex-Befehl im Kürzel hinter dem Publikationstyp (z. B. @article{item extunderscore3027367, [...]) ist kein Upload in GRO.publications möglich.

Bitte wenden Sie sich an das Team von GRO.publications, wenn Sie einen Fehler entdeckt haben, der sich noch nicht in dieser Liste befindet.

Wenn Sie mehrere Publikationsdatensätze importieren, öffnet sich der erste Datensatz automatisch im Eingabeformular. Das ist notwendig, damit Sie die Publikation mit Ihrem Profil verknüpfen (Lookup bei den Feldern mit Personennamen) und ggf. den Datensatz vervollständigen können. Anschließend speichern Sie diesen Datensatz ab und geben ihn damit frei.

Die weiteren Datensätze, die Sie hochgeladen haben, befinden sich in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich. Zu diesem gelangen Sie, wenn Sie oben im Menü auf "Publikationen erfassen" klicken. Dort finden Sie "unvollendete Veröffentlichungen", die Sie nun einzeln aufrufen, bearbeiten und freigeben können.

Mit der Funktion "Auswahl verwalten" managen Sie lediglich die Anzeige Ihrer individuellen Publikationsliste auf Ihrem eigenen Forschungsprofil.

Die versteckte Publikation wird dort nicht mehr angezeigt, befindet sich aber weiterhin in GRO.publications. Sie kann über die Suche gefunden werden und wird auch im Tab "Publikationen" weiter aufgeführt. Das geschieht aus zweierlei Gründen. Zum einen möchten Ihre Co-Autorinnen und Co-Autoren diese Publikation vielleicht weiterhin anzeigen. Zum anderen soll GRO.publications zur Hochschulbibliographie ausgebaut werden, die die Publikationen und damit den Forschungsoutput der Universität Göttingen sichtbar macht.

Häufig liegt die Ursache von diesen Anzeigeproblemen an fehlenden Informationen, die für die Zitation relevant sind. Beispielsweise sind keine Seitenzahlen angegeben oder der Verlagsname fehlt. Manchmal sind die benötigten Angaben zwar vorhanden, befinden sich aber in falschen Feldern. Da die Umsetzung der Zitationsstile sehr komplex ist, gibt es allerdings auch einige wenige Probleme, die sich technisch nicht beheben lassen.

Liste bekannter Probleme

Zitationsstil Problem
APA, Chicago

Konferenzbeitrag: Darstellungsprobleme, wenn der Status eingetragen wurde.

Der Titel des Tagungsbandes und der Name der Konferenz sollten nicht zusammen in der Zitation auftauchen. Da mit der Umsetzung der Zitationsstile viele Bedingungen verknüpft sind, lässt sich das leider nicht in allen Fällen realisieren. Um die Darstellungsprobleme zu minimieren, sollte das Feld "Status" nur dann belegt werden, wenn der Konferenzbeitrag noch nicht veröffentlicht wurde.

APA, Chicago, MLA, GRO Ansicht Darstellungsprobleme, wenn die Angabe der Seitenzahlen fehlt.
  • Zeitschriftenartikel: APA, Chicago, MLA, GRO Ansicht
  • Buchbeiträge: APA
  • Konferenzbeiträge: APA, Chicago
  • Rezension: Chicago, MLA, GRO Ansicht
  • Lexikonartikel: APA
  • übersetzung (Buchbeitrag): APA, Chicago, MLA
APA, Chicago, MLA Darstellungsprobleme bei ungezählten Serien: Serientitel und Seriennummer gehören in den xml-Dateien innerhalb des Systems zu einem gemeinsamen Feld. Wenn die Angabe der Seriennummer fehlt, endet das Feld mit einem Semikolon. Dieses überflüssige Semikolon wird aber automatisch jede Nacht vom System gelöscht, sodass das Darstellungsproblem nur kurzzeitig besteht.
Chicago, MLA

Darstellungsprobleme bei abgekürzten Vornamen

Da die Vornamen beim Stil MLA ausgeschrieben werden, müssen sich die ausgeschriebenen Vornamen auch im Datensatz wiederfinden. Wurde der Vorname einer Person bei der Erfassung abgekürzt, befinden sich in der MLA-Zitation zwei aufeinanderfolgende Punkte (einer wegen der Abkürzung, der zweite Punkt dient als Trennzeichen innerhalb der Zitation).

Bitte wenden Sie sich an das Team von GRO.publications, wenn Sie einen Fehler entdeckt haben, der sich noch nicht in dieser Liste befindet.

Ja, es können weitere Zitationsstile angeboten werden. Bitte wenden Sie sich an das Team von GRO.publications, wenn Ihnen ein Zitationsstil fehlt.

Bitte beachten: Da die Einrichtung der Zitationsstile komplex und zeitaufwändig ist, prüfen wir die eingehenden Vorschläge und setzen bevorzugt die Stile um, die am häufigsten gewünscht werden bzw. besonders verbreitet sind. Um die Vorschläge besser einschätzen zu können, hilft uns außerdem die Angabe in welchen Fachgebieten der Zitationsstil verstärkt genutzt wird.

Rechtemanagement

Die Publikationsdaten und die Namen in den Forschungsprofilen sind öffentlich sichtbar. Weitere Informationen in den Forschungsprofilen können nur dann eingesehen werden, wenn die Wissenschaftlerin oder der Wissenschaftler das Feld über die Schaltfläche "Forschungsprofil bearbeiten" auf "public" gesetzt hat. Detaillierte Hinweise zur Sichtbarkeit Ihres Forschungsprofils finden Sie in der Hilfe.

Ein Forschungsprofil kann von derjenigen Wissenschaftlerin oder demjenigen Wissenschaftler bearbeitet werden, die/der dem Profil zugeordnet ist. Außerdem verfügt das Team von GRO.publications über Admin-Rechte für die Profile, wird aber nur auf Wunsch der Wissenschaftlerin oder des Wissenschaftlers tätig bzw. wenn eine technische Notwendigkeit besteht (z. B. aufgrund technischer Probleme oder dem Anpassen und Ergänzen von Namensvarianten).

Publikationen können von allen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern bearbeitet werden, deren Profil mit der Publikation verknüpft sind. Auch hier verfügt das Team von GRO.publications über Admin-Rechte, wird aber ebenfalls nur auf Wunsch der Forschenden tätig bzw. um fehlerhafte Daten zu korrigieren oder fehlende Informationen zu ergänzen. Außerdem kann ein Datensatz durch die Erfasserin oder den Erfasser des Eintrags bearbeitet werden.

Derzeit wird an einer Funktion gearbeitet, die die Pflege des Profils durch eine damit beauftragte Person ermöglicht.

Datenschutz

Beim initialen Aufbau von GRO.publications wurden Publikationsdaten aus anderen Systemen importiert (u. a. aus Web of Science und dem FACTScience-System der Universität Göttingen).

Im Zuge dieser Importe wurden automatisiert Profile generiert. Diese Profile enthalten anfangs nur den Staff Status, also eine Angabe, ob es sich um eine Wissenschaftlerin oder um einen Wissenschaftler der Universität Göttingen oder des Göttingen Campus handelt. Außerdem wurden die dienstlichen E-Mailadressen aus dem UniVZ übernommen, sowie Daten aus Publikationslisten, die über die Webseiten der Universität Göttingen bereitgestellt werden.

Im laufenden Betrieb werden weiterhin (halb-)automatisiert Publikationsdaten aus anderen Datenbanken importiert. Dazu gehören FACTScience, Web of Science, PubMed, CrossRef und vergleichbare Datenbanken.

Die Publikationsdaten werden auf GRO.publications angezeigt, sie dienen als Basis für Auswertungen und können exportiert und in andere Systeme importiert werden. Außerdem ist das Einbetten von Publikationslisten in externen Webseiten möglich. Die Daten in den Forschungsprofilen dienen nur der Identifizierung der Personen.

GRO.publications analysiert lediglich die Nutzung der verschiedenen Funktionen, zum Beispiel wie häufig die Möglichkeit genutzt wird, eine Publikationsliste in einer Webseite einzubetten. Sämtliche Informationen zum Nutzungsverhalten werden anonym analysiert und können weder einer Nutzerin oder einem Nutzer noch einer IP-Adresse zugeordnet werden. Weiterführende Informationen finden Sie im Datenschutzhinweis.